Neueinführung Software unter Ablösung bestehender Systeme

Wie man die Einführung neuer Software erfolgreich gestaltet, wenigstens drei Aspekte :)

Die Einführung neuer Software ist ein wichtiger Schritt für jedes Unternehmen und auch für jede Kanzlei (auch Kanzleien sind Unternehmen, klar). Um sicherzustellen, dass die Einführung reibungslos verläuft und das Risiko von Fehlern und Problemen minimiert wird, sollten Unternehmen sorgfältig planen. In diesem Artikel werden drei wichtige Aspekte erläutert, die dazu beitragen können, die Einführung neuer Software erfolgreich zu gestalten.

Aspekt Nummer 1: Analyse und Priorisierung der Funktionen der bisherigen, abzulösenden Software

Die Analyse und Priorisierung der Funktionen der bisherigen Software ist ein wichtiger Schritt, um die Einführung der neuen Software erfolgreich zu gestalten. Es geht dabei nicht darum, alte Funktionalitäten aufzulisten sondern vielmehr darum, zu ermitteln, welche Funktionen der alten Software täglich, wöchentlich oder nur selten genutzt wurden und welche davon einen wesentlichen Mehrwert für das Unternehmen darstellen und vor allem gerade die täglichen Routineaufgaben erledigen. Dabei gilt es, die Aufgabe zu umreißen und nicht die Art und Weise, wie es die bisherige Software löst.

Sind die bisherigen Arbeitsschritte erst einmal festgehalten und unerteilt in "täglich", "wöchentlich" und "gelegentlich" ist ein wesentlicher Schritt für das Unternehmen in Richtung erfolgreiche Einführung von Software erfolgt!

Denn diese Analyse hilft, den Umstellungsprozess in kleine und große Häppchen zu unterteilen. Auf diese Weise kann man sicherstellen, dass wichtige Funktionen der alten Software zuerst auf die neue Software umgestellt werden und dass die Mitarbeiter während des Umstellungsprozesses nicht überfordert werden. Die Überforderung passiert meistens auch dadurch, dass die Mitarbeiter von ihrer täglichen Arbeit abgehalten werden und Schwierigkeiten in der Kommunikation zwischen Firmenmitarbeitern und Softwarelieferanten nicht betrachtet werden, so, als würden sie nicht exisitieren.

Eine gründliche Analyse kann dabei helfen, mögliche Schwachstellen und Probleme in der alten Software aufzudecken. Sie kann dabei helfen zu erkennen, welche Schritte sich gegebenenfalls erübrigen. Sie kann dabei helfen direktere Wege zu erkennen, als die, die bisher gegangen wurden, um eine Aufgabe zu erledigen. Dadurch kann man sicherstellen, dass etwaige Probleme in der neuen Software behoben werden und dass die Mitarbeiter effizienter arbeiten können.

Aspekt Nummer 2: Sicherstellen der Unterstützung seitens des Softwareherstellers

Manche Hersteller bieten ihren Kunden spezielle Unterstützung an, um den Umstellungsprozess zu erleichtern. Eine solche Unterstützung kann aus einem Produktivsystem und einem Testsystem bestehen, auf dem Kunden die neuen Funktionen und Bausteine der Software überprüfen und testen können. Dadurch kann man sicherstellen, dass die neue Software reibungslos funktioniert und dass Probleme oder Fehler im Vorfeld erkannt werden.

Arbeitet der Hersteller nach bestimmten Einführungsmethoden, z. B. nach SCRUM kann er sich sinnvoller Instrumente bedienen, die es dem Kunden und dem Hersteller erleichtern, die nötigen Rollen und Aufgabenbereiche strukturiert zu übernehmen und auszuführen.

1. Definieren Sie die Rollen am besten nach SCRUM. Dabei übernimmt der Kunde die Rolle des Produktowners, also desjenigen, der festlegt, was benötigt wird. Ein professioneller Hersteller, der Expertise auf seinem Gebiet hat wird dabei der wahre Produktowner sein, jedoch die wesentlichen Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens kompakt beim Produktowner des Kunden abholen können. Hierzu sollte, je nach Umfang der vorzunehmenden Anpassungen, wöchtenliche Online-Treffen mit entsprechender Dauer von 15 Minuten bis einer Stunde eingerechnet werden.
2. Sorgen Sie dafür, dass der Hersteller besprochene Änderungen oder Erweiterungen der Software auf einem parallelen exklusiven Testsystem zur Verfügung stellt. Prüfen Sie die zur Verfügung gestellten Änderungen und Erweiterungen immer nur durch den Produktowner auf Kundenseite, um keine Unruhe ins Kunden-Mitarbeiterteam zu bekommen.
3. Erst wenn Sie auf Kundenseite die Erweiterungen auf dem Testsystem als praktikabel und entsprechend der Definition als umgesetzt betrachten beziehen Sie die weiteren Kollegen ein und lassen die "neue" Software bzw. einzelne Bausteine seitens des Herstellers vorführen. Arbeitet der Hersteller mit entsprechender Expertise wird sich zeigen, dass bei diesem Schritt 3 im Idealfall keine Überraschungen passieren und die Akzeptanz seitens der einzelnen Mitarbeiter sehr groß ist. Verpackt wird das als Schulung und Einführung, dabei können gegebenenfalls natürlich auch neue Aspekte einfließen, die man zu gegebener Zeit - nachdem das Einführungsprojekt erfolgreich abgeschlossen wurde - wieder aufgreifen kann, um das Ganze abzurunden.

Die Unterstützung durch den Hersteller kann auch Schulungen und Workshops für die Mitarbeiter des Kunden beinhalten. Diese Schulungen helfen den Mitarbeitern, sich mit der neuen Software vertraut zu machen und erleichtern somit den Umstellungsprozess.

Aspekt Nr. 3: Kontrolle über das Softwareeinführungsprojekt in der Hand des Kunden

Um sicherzustellen, dass das Softwareeinführungsprojekt erfolgreich verläuft, ist es empfehlenswert, die Kontrolle über das Projekt in den Händen der Kunden zu behalten. Hierbei kann es hilfreich sein, mit dem Hersteller klare Ziele und Meilensteine zu vereinbaren und für jeden Meilenstein einen Festpreis zu vereinbaren. So können Kunden sicherstellen, dass der Hersteller das Projekt innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens und Budgets abschließt.

Vorsicht ist geboten bei Aussagen eines Herstellers, wie beispielsweise "kein Problem, wenn Ihnen etwas fehlt, können wir das jederzeit dazuprogrammieren". Hier sollten Sie hellhörig werden. Es ist nicht gesagt, dass so etwas nicht möglich ist. Aber dennoch gilt es hier, vorsichtig mit solchen Aussagen umzugehen. Ein gutes Beispiel sind Softwarehersteller, die für einen bestimmten Bereich ein Standardprodukt zur Verfügung stellen, zum Beispiel ein Standardprodukt zur Verwaltung von Verträgen und dann generös anbieten, auch eine Patentverwaltung dazu zu entwickeln. Will man sich auf so einen Vorschlag einlassen, sollte man unbedingt ein Pflichtenheft mit Minimalanforderungen definieren und den Hersteller sein Angebot zu einem Festpreis abgeben lassen. Sie werden sehen, dass spätestens hier die meisten Hersteller einen Rückzieher machen werden, was Ihnen wiederum zeigen wird, dass das Angebot nicht seriös genug war.

Die Kontrolle über das Projekt ermöglicht es dem Kunden auch, Änderungen oder Anpassungen an der Software vornehmen zu lassen, wenn diese während des Umstellungsprozesses erforderlich werden. Durch den oben empfohlenen Parallelbetrieb geht man dabei kein Risiko ein. Durch eine transparente und effiziente Kommunikation zwischen dem Hersteller und dem Kunden kann man sicherstellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.